Excel数据透视表、高级筛选

摘要:
目录:1.数据透视表:数据透视表格式和操作说明:多个表一起创建数据透视表创建组创建计算字段创建计算项值显示方法切片器2。高级过滤:高级过滤和或关系精确过滤和模糊过滤通配符过滤原则查询不重复值(使用高级过滤)高级过滤区分大小写使用高级过滤查找空数据使用高级过滤查询两个表中相同的记录或未使用的记录过滤记录1和数据透视表1.正确的数据透视表格式:① 数据源的第一行必须有标题

目录:

一、数据透视表:

数据透视表格式及操作注意点

多个表共同创建数据透视表

创建组

创建计算字段

创建计算项

值显示方式

切片器

二、高级筛选:

高级筛选

与、或关系

    精确筛选与模糊筛选

通配符

筛选原理

查询不重复值(利用高级筛选)

高级筛选区分大小写

利用高级筛选查找空值数据

利用高级筛选查询出两个表相同的记录或者不用的记录

筛选第一次或最后一次出现的记录

一、数据透视表

1.正确的数据透视表格式:

①数据源第一行必须要有标题,数据表中不能存在相同的标题

②数据透视表的标题只能是一行高,但可以在一个单元格中使用ALT+ENT强制换行

③数据透视表区域不要有小计,合计,分类汇总,空行,空列

④在同一列中,数据类型要一致,例如不能在数值型数字中出现文本型数字

⑤合并单元格不能出现在数据透视表中,合并单元格只是在左上角的单元格有内容而已

取消单元格合并:

CTRL+F---选项---格式 ▼(先清除格式)---格式---对齐---勾选合并单元格---确定---查找全部---选中查找到的记录---CTRL+A全选数据---开始工具栏下取消合并单元格

将空值填上数据:

选中数据列---CTRL+G---定位条件---空值---确定---在A3单元格输入 =A2---CTRL+ENT

2.在数据透视表中如果把文本放在数值区域就是计算文本个数

Excel数据透视表、高级筛选第1张

3.在默认情况下,Excel会对数据中的数值进行求和计算。

假如数据区域中包含一个或若干个空白单元格的话,Excel将认为带统计区域不完全都是数值,就会采用计数模式,而不是求和,所以在数字区域如果为空值的话,可填写0

4.将筛选项下的每一项单独存为工作表:

选中数据透视表---分析---数据透视表下的选项▼---显示报表筛选页

Excel数据透视表、高级筛选第2张

5.当Excel数据非常多,在数据透视表中拖动时可考虑使用推迟布局更新

当数据源修改时,在数据透视表中只需要刷新即可

当数据源增加数据时,则需要重新修改数据源区域

6.在做数据透视的时候,要明确两点:

①必须要知道你的报表需要什么字段

②把字段放在列标签还是行标签

③如果 行/列 标签有多个字段,要考虑它们之间的主次关系(父级关系)

7.多个表共同创建数据透视表

单页字符:ALT---D---P(依次点击,不是同时按)---多重合并计算数据区域---创建单页字符---选定区域点击添加(不要选合计、小计等)---完成

筛选器中的项1、项2、项3就是工作表顺序的名称

自定义字符:ALT---D---P(依次点击,不是同时按)---多重合并计算数据区域---自定义字段---选定区域点击添加(不要选合计、小计等)---完成

 Excel数据透视表、高级筛选第3张

 为页字段起名字:

Excel数据透视表、高级筛选第4张

 第三步就是为页字段起的别名

8.合并带标签的单元格

数据透视表工具---分析---数据透视表---选项---勾选 合且居中排列带标签的单元格

Excel数据透视表、高级筛选第5张

 9.创建组

选中数据---右键(创造组)---选择步长---确定

比如日期:就是将符合条件的数据分为一组,本例中就是将日期按照月份分组,1月里不管是11年还是13年,只要是1月都分为一组

要想也根据年份和月份分组的话需要在下图的第二步选中年份。

Excel数据透视表、高级筛选第6张

显示空值项:有一些年份没有5月,或者6月,但是还想让其在数据中显示出来(尽管数据为0)

选中数据---分析---活动字段---字段设置---布局和打印---勾选显示无数据的项目即可

Excel数据透视表、高级筛选第7张

 

可利用创建组来统计数值所在区域的个数:

需求:统计一下评分0-9有多少人,9-10有多少人,……

Excel数据透视表、高级筛选第8张

 自定义字段分组:选中需要分组的所有对象---右键创造组---改名

10.创建计算字段

计算字段用于计算 字段与字段之间的关系

数据透视表工具---分析---计算---字段、项目和集---计算字段,然后根据需求编辑公式即可

计算字段注意:在数据透视表中的计算字段,不是按照字段在数据源中现实的数值进行计算的,而是依据行标签分类后求和的值来进行计算的

 Excel数据透视表、高级筛选第9张

11.创建计算项

创建计算项只是创建了一行数据,而不是一个字段,用于项与项之间的关系

将单元格放置在行或列的标签上---数据透视表工具---分析---计算---计算项

 Excel数据透视表、高级筛选第10张

点击列出公式Excel会将计算字段和计算项的所有公式存到一个新的工作表

Excel数据透视表、高级筛选第11张

 12.值显示方式

值百分比显示:双击字段名---值显示方式---选择百分比方式

多行值进行百分比显示时:数据透视表工具---分析---活动字段---字段设置---值显示方式

 Excel数据透视表、高级筛选第12张

 Excel数据透视表、高级筛选第13张

 累和显示:

Excel数据透视表、高级筛选第14张

 13.切片器

通俗点讲,切片器就是将筛选条件变成一个个的按钮,按一下改变数据筛选的条件,显示的自然不同

Excel数据透视表、高级筛选第15张

 比如查看华东地区2011和2012年宝马和别克的数据:

Excel数据透视表、高级筛选第16张

 二、高级筛选

1.高级筛选

选中数据---数据---排序和筛选---高级

高级区域筛选最少需要两行,一行标题,一行条件,标题需要与源数据标题一致

 Excel数据透视表、高级筛选第17张

2.与关系

相当于函数中的AND,所有条件必须都满足

 Excel数据透视表、高级筛选第18张

 Excel数据透视表、高级筛选第19张

注意:在与关系下,需要同时满足的条件是要写在同一行的

或关系

相当于函数的OR,条件满足其一即可

 Excel数据透视表、高级筛选第20张

 Excel数据透视表、高级筛选第21张

总结:同一行的条件之间是“与”的关系,不同行的条件之间是“或“的关系,所以在筛选时的条件区域选择时不要多往下选空白单元格,空表示对条件没有设置,该字段下所有数据都会满足。

3.精确筛选与模糊筛选

注意:高级筛选不区分大小写

高级筛选在文本型数据中默认模糊筛选

高级筛选在数值型数据中默认模糊筛选

对于字母排序而言是按照A~Z的顺序排列的

对于中文汉字而言是按照汉字首字母的顺序排列的

精确筛选:

 Excel数据透视表、高级筛选第22张

第一个等号代表输入公式、第二个等号代表完全等于刘依,双引号要在英文状态下输入

不光数值型数据可以使用比较运算符,文本型数据也可以使用

注意:在文本行数据中 W<W****的,例如:

 Excel数据透视表、高级筛选第23张

 Excel数据透视表、高级筛选第24张

4.通配符

 Excel数据透视表、高级筛选第25张

 Excel数据透视表、高级筛选第26张

 Excel数据透视表、高级筛选第27张

与、或和通配符的组合应用:

 Excel数据透视表、高级筛选第28张

使用表达式的高级筛选

5.筛选原理:

每一行数据与所设条件比较,返回比较结果为TRUE的值,隐藏结果为FALSE的值(在使用表达式进行筛选时,其背后存在相对引用的关系)

Excel数据透视表、高级筛选第29张

此处选择的条件区域为一个表达式,表达式返回的是个逻辑值,高级筛选通过相对引用判断数据返回的逻辑值,True则显示,反之隐藏,条件区域的标题虽然没写,但是选择条件区域的时候必须选上。

这里的条件区域不可以写在订单日期的标题下:

 Excel数据透视表、高级筛选第30张

这样是错误的

总结:

1.在用表达式做筛选条件时,条件区域的标题可以为空,也可以不写,但是不允许和数据区域中的标题重名

2.虽然标题可以为空,但是选择条件区域时也要一并选择

3.在使用公式表达式进行筛选判断时,引用的数据单元格必须为数据区域中的第一行,且为相对引用

相对引用与绝对引用在筛选中的使用:

 Excel数据透视表、高级筛选第31张

6.查询不重复值(利用高级筛选)

活动工作表就是现在正在操作的工作表,底边为白色

 Excel数据透视表、高级筛选第32张

查询不重复值:

选择数据---数据---排序和筛选---高级

条件区域不填,勾选不重复的记录即可

 Excel数据透视表、高级筛选第33张

在筛时也可以选择单列的数据进行去重,只需要在高级筛选设置中的列表区域选择对应的列即可

如果想将去重的记录复制到新的单元格中,需要在新的工作表中进行高级筛选,只不过高级筛选的列表区域引用的是原来工作表的区域而已。

筛选后保留需要的字段:

在数据区域选择的时候,一定要将字段名也选择进去。

 Excel数据透视表、高级筛选第34张

只需要将复制到的区域选为有标题的区域即可

筛选顾客评分前三名和后三名的数据:

解决一个需求的方法有很多种,比如本题可以使用数据透视表,也可以使用高级筛选

数据透视表方法:

选中数据区域创建透视表

设置行列值

 Excel数据透视表、高级筛选第35张

在行标签处选择值筛选中的前10项

 Excel数据透视表、高级筛选第36张

选择即可

 Excel数据透视表、高级筛选第37张

高级筛选方法:即就是用函数(表达式)作为高级筛选的条件而已

 Excel数据透视表、高级筛选第38张

高级筛选题:

 Excel数据透视表、高级筛选第39张

 Excel数据透视表、高级筛选第40张

7.高级筛选区分大小写:

利用EXACT函数进行比较

数据源示例:

 Excel数据透视表、高级筛选第41张

 Excel数据透视表、高级筛选第42张

 Excel数据透视表、高级筛选第43张

8.利用高级筛选查找空值数据:

 Excel数据透视表、高级筛选第44张

9.利用高级筛选查询出两个表相同的记录或者不用的记录:

数据源单元格地址展示:

 Excel数据透视表、高级筛选第45张

 Excel数据透视表、高级筛选第46张

筛选两个表中的相同记录只需要把一个表的数据区域作为列表区域,一个表的数据区域作为条件区域即可。

筛选两表的不同值:

 Excel数据透视表、高级筛选第47张

10.筛选第一次或最后一次出现的记录:

 Excel数据透视表、高级筛选第48张

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